Yritysten, järjestöjen ja muiden järjestäytyneiden toimijoiden toimistotilat ovat tavallisesti keskenään hyvin saman kaltaisia, mutta toteutuksessa on kuitenkin tietysti huomioitava kunkin yhteisön yksilölliset tarpeet ja vaatimukset. Toimivien toimistotilojen suunnittelu ei ole aivan niin yksinkertaista kuin voisi luulla, ja erilaisia huomioitavia asioita on paljon. Esimerkiksi kesäaikaan liian kuumiksi lämpenevät toimistotilat ovat jopa terveysriskin veroinen ongelma. Myös työelämään ja esimerkiksi turvallisuusasioihin liittyvä lainsäädäntö asettavat omat kehyksensä tilojen suunnittelulle ja toteutukselle. Työpaikan tiloissa vietetään valtavasti aikaa, ja välillä siellä ollaan jopa suurempi osa hereilläoloajasta kuin omassa kodissa. Niinpä viihtyisyyden, ammattimaisuuden, käytännöllisyyden ja turvallisuuden välillä tasapainoilu on vaativaa työtä, ja vaatii tilasuunnittelun ja sisustuksen toteuttajilta vahvaa ammattitaitoa, jotta kyetään löytämään ihanteellinen kokonaisratkaisu, jossa kaikki osa-alueet ovat riittävän hyvin huomioituja, ja varmasti sopivassa suhteessa keskenään.

Toimistokäytössä olevissa rakennuksissa on lain mukaan oltava asianmukaiset palohälytysjärjestelmät, esteettömät poistumistiet, erilaiset turvallisuusvälineet kuten jauhesammutin ja sammutuspeite, ja vähintään kymmenen hengen organisaatioissa on oltava nimetty työsuojeluvaltuutettu, jonka tehtäviin kuuluu työsuojelu- ja työturvallisuusasioihin perehtyminen, ja niiden toteutumisen valvominen työyhteisössä.

Viihtyisyyden lisääminen toimistossa

Miellyttävä ja harmoninen ympäristö on yksi tärkeimpiä rauhallisuuden, rentoutumisen ja hyvän olon edistäjiä. Tutkimusten mukaan ihminen kykenee huomattavasti korkealaatuisempaan työpanokseen, luovempaan ja oivaltavampaan päätöksentekoon sekä tehokkaampaan kokonaissuoritukseen silloin, kun hän saa oleskella ja työskennellä meluttomassa, rauhallisessa ja aisteja positiivisella tavalla stimuloivassa ympäristössä. Niinpä työntekijöiden työtehtävät ja toimenkuvat huomioiden tulisi työtilat suunnitella siten, että jokaisella on mahdollisuus esteettömään ja häiriöttömään työskentelyyn. Parin viime vuosikymmenen aikana suureen suosioon nousseet avokonttorit ovat vähitellen väistymässä, sillä sekä käytäntö, että aiheesta tehdyt tutkimukset kertovat karua kieltään avotilojen levottomuudesta, meluisuudesta ja heikentävästä vaikutuksesta työtehoon.

Toimistojen on oltava helposti siivottavia, paloturvallisia ja tietysti tyylikkäitä ja ammattimaisia. Toimialasta riippuen tässäkin asiassa on runsaasti hajontaa, ja esimerkiksi media- ja viestintäalan yritysten toimistot voivat usein olla hyvinkin epämuodollisia, rentoja ja kodinomaisia verrattuna lakitoimistojen klassisiin ja konservatiivisiin toimitiloihin. Koska työntekijät viettävät työpaikalla useimmiten vähintään kahdeksan tuntia joka arkipäivä, on joka tapauksessa tärkeää, että oma työhuone tai -piste on mahdollisimman viihtyisä ja toimiva. Työtilaa on mukava somistaa esimerkiksi itselle mieleisellä viherkasvilla, hiirimatolla, muutamalla taululla, ja esimerkiksi lasten tai läheisten valokuvilla.

Unibet.com

Vuonna 1997 perustettu Unibet on yksi johtavista vedonlyöntialan yrityksistä, ja sen laadukas, hyvin monia erilaisia elementtejä sisältävä toimintaidea vaatii luonnollisesti myös tasokkaat ja työskentelyä kaikin puolin tukevat toimitilat. Sekä kansainvälisen suuryrityksen pääkonttorin että pienempien sivukonttoreiden tilojen on oltava edustavat, yrityksen arvoja ja tavoitteita heijastelevat ja tietysti riittävän tilavat ja arkisessa työssä toimivat. Siistit, tyylikkäät ja hyvin hoidetut tilat lisäävät yrityksen uskottavuutta ja kiinnostavuutta, ja sitä kautta edistävät liiketoimintaa, ja johtavat hyvään lopputulokseen.

Sisätilojen pintojen, värien ja materiaalivalintojen on oltava sopusoinnussa rakennuksen yleisen hengen kanssa, ja puhuttava samaa kieltä pääoven kynnykseltä edustussaunan pukuhuoneeseen saakka. Unibetin oman henkilökunnan keskuudessa on valtava toimenkuvien kirjo, ja jokaisen työpiste on suunniteltava tarkasti työtehtävien mukaan. Perinteisesti toimistokalusteet eivät ole kovin kauniita tai visuaalisesti miellyttäviä, mutta asiaan on onneksi viime vuosina tullut parannusta, ja joka tapauksessa erilaiset toiminnalliset kalusteet kuten sähköpöydät ja satulatuolit tarjoavat mahdollisuuksia varioida kalustusta omalle keholle ja työtavoille sopiviksi.

iGame.com

iGame on osa maailman suurimpiin pelialan yrityksiin kuuluvaa Kindred Groupia. Monipuolinen ja tasokas internetkasino tarjoaa kaikki nykyaikaiset virtuaaliset kasinopalvelut saman katon alta. iGame -kasinolla on Maltan peliviranomaisten myöntämä toimilupa, mikä tarkoittaa sitä, että kaikki kasinon peleistä saavutetut voitot ovat suomalaisille pelaajille verovapaita. Myös yrityksen pääkonttori sijaitsee Maltalla, jonka lämmin ilmasto edellyttää toimistorakennukselta muun muassa hyvin suunniteltua ilmastointijärjestelmää toimiston lämpötilan pitämiseksi miellyttävällä tasolla.

Internetkasinon tärkeimpiin toimenkuviin kuuluvat asiakaspalvelutehtävät, ja on tärkeää miettiä, minkälaisiin työtiloihin asiakastuen työntekijät sijoitetaan. Tavallisesti kyseessä on useammasta, jopa kymmenestäkin työntekijästä koostuva tiimi, jonka on tärkeää jakaa keskenään tietoa, sopia työtavoista ja ylipäätään keskustella säännöllisesti ajankohtaisista asioista. Tästä johtuen yhteinen avotila voisi olla toimiva ratkaisu. Toisaalta puhelintyötä tekevät henkilöt tarvitsevat ehdottoman häiriöttömät ja hiljaiset työskentelyolosuhteet, joita ei välttämättä voi avotilassa täydellisesti toteuttaa edes sermien tai akustiikkalevyjen avustuksella.

Asianajotoimisto Smith & sons

Asianajopalveluja ja lainopillista neuvontaa tarjoavan yrityksen toimitilojen suunnittelussa on tärkeää huomioida toimialan asettamat vaatimukset. Ala on konservatiivinen ja perinteinen, ja työntekijöiltä esimerkiksi edellytetään hyvin klassista businesspukeutumista kuten pukua, solmiota ja naisilla jakkua. Käytettävät värit ovat hillittyjä ja neutraaleja. Tällainen ulkoasu viestii vakautta ja luotettavuutta, mikä on tietysti lakiasioissa erittäin tärkeää, ja visuaaliset vaatimukset ulottuvat myös toimitilojen sisustukseen. Lakitoimiston sisustuksen tulisi olla harmoninen, vähäeleinen ja selkeä, viihtyisyyden kuitenkaan kärsimättä.

Lakitoimiston asiakkaat vierailevat yrityksen toimitiloissa erilaisissa neuvottelu- ja sopimusasioissa, ja usein etenkin yksityishenkilöinä lakineuvonnan puoleen kääntyvät asiakkaat käyvät elämässään läpi erilaisia vastoinkäymisiä kuten avioeroja, huoltajuuskiistoja tai perintötaisteluja. Niinpä neuvotteluhuoneiden sisustuksen tulisi luoda mahdollisimman miellyttävät puitteet elämän ikävämpien hetkien kohtaamiseen ja selättämiseen.

Viestintätoimisto Iloinen Ikkuna

Media-alan yrityskulttuuri on perinteisesti hyvin vapaamielinen, rento ja leppoisa. Yrityksen toimitusjohtaja saattaa tulla ottamaan vierasta vastaan villasukat jalassaan, toimistokoira tai -mummo voi kuulua konttorin vakiokalustoon, ja toimitiloista löytyvät niin kiikkutuoli, neulontanurkkaus kuin lepohuonekin. Seinät voivat olla värikkäitä, yleinen tunnelma välitön ja kodikas, ja huomiota tulisikin kiinnittää erityisesti siihen, että voimakas kodinomaisuus ei vaaranna työpaikan turvallisuutta, ja että kaikki työturvallisuudesta säädetyt lait ja asetukset täyttyvät.

Toimistotalojen ja -tilojen suunnittelua ja toteutusta säätelevät siis monet lainsäädäntöön ja yleiseen kulttuurinormistoon liittyvät asiat, mutta ne jättävät kuitenkin yrityksille tilaa ilmentää omia persoonallisia erityispiirteitään, ja niitä arvoja, joita yritys haluaa asiakkailleen, yhteistyökumppaneilleen, yhteiskunnalle sekä muille sidosryhmille välittää.